POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
Clínica Nacional de Prótesis Dental S.A.S. (ELITE DENTAL)
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Clínica Nacional de Prótesis Dental S.A.S.
Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (hoy Capítulo 25 del Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015), la compañía Clínica Nacional de Prótesis Dental S.A.S. adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades profesionales, comerciales y laborales, garantizando así los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre y el hábeas data.
En el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia, todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Todas las personas que, en desarrollo de diferentes actividades, en el ejercicio de las actividades profesionales, comerciales, laborales y entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a la compañía Clínica Nacional de Prótesis Dental S.A.S. cualquier tipo de información o dato personal, podrán conocerlo, actualizarlo y rectificarlo.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
NOMBRE: Clínica Nacional de Prótesis Dental S.A.S. (ELITE DENTAL)
NIT: 900.388.106-2
DIRECCIÓN: Carrera 44 #5 A – 66 Tequendama y Av. 3 Norte 44N – 63 Vipasa
CORREO: info@clinicaelitedental.com.co
TELÉFONO: (+57) 320 8377257
ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de Clínica Nacional de Prótesis Dental S.A.S., cuyo titular sea paciente, cliente, empleado, embajador, proveedor, aliado comercial y, en general, a toda persona natural o jurídica que tenga relación con nuestra compañía.
DEFINICIONES
Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
CAUSAHABIENTE: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
PRINCIPIOS
Para efectos de garantizar la protección de datos personales, nuestra compañía aplicará los principios previstos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 en su artículo 4, el Decreto 1377 de 2013, el artículo 15 de la Constitución Política, el Capítulo 25 del Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015, el Decreto Reglamentario 886 de 2014, el Decreto 090 del 18 de enero de 2018, y con base en esto, se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales:
PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS
El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables que rigen el tema.
PRINCIPIO DE FINALIDAD
La actividad del tratamiento de datos personales que realice la compañía o a la cual tuviere acceso, obedecerá a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.
PRINCIPIO DE LIBERTAD
El tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario o judicial que releve el consentimiento.
PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD
La información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA
En el tratamiento de datos personales, la compañía garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA
El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos, la obligación de la compañía será de medio.
PRINCIPIO DE SEGURIDAD
La información sujeta a tratamiento por la compañía se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD
Todas las personas que en la compañía administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en bases de datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:
- Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la empresa Clínica Nacional de Prótesis Dental S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a Clínica Nacional de Prótesis Dental S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales.
- Ser informado por Clínica Nacional de Prótesis Dental S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos personales.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
DEBERES DE CLÍNICA NACIONAL DE PRÓTESIS DENTAL S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
De acuerdo con lo contemplado en la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los deberes que le asisten a Clínica Nacional de Prótesis Dental S.A.S. como responsable del tratamiento de los datos personales:
- Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
- Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la normatividad vigente.
- Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
- Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Los encargados del tratamiento de datos personales deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente política y en la normatividad vigente:
- Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente política.
- Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
- Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.
- Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente política.
- Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
AUTORIZACIÓN
Clínica Nacional de Prótesis Dental S.A.S. solicitará previamente y de manera expresa e informada la autorización del titular de los datos personales sobre los que se requiere realizar el tratamiento. Dicha autorización se obtendrá a través de medios tecnológicos, entre otros, los documentos físicos, electrónicos, mensaje de datos, internet, sitios web, u otros formatos que en todo caso permitan el consentimiento y/o autorización, el cual será consultado y aprobado previamente.
FORMAS DE RECOLECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES
El medio por el cual se podrá solicitar el consentimiento del titular de los datos personales podrá ser verbal, por escrito o mediante conductas inequívocas del titular de la información.
FORMAS Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN
La autorización podrá ser otorgada:
- Por escrito
- De forma oral
- Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización
CONSULTAS Y RECLAMOS
De acuerdo con lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, la compañía garantizará el derecho de consulta, suministrando a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
En cualquier momento y de manera gratuita, el titular o su representante podrá solicitar a la compañía la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad. Esta solicitud debe ser dirigida al área encargada del tratamiento de datos personales en la compañía, a través de los canales habilitados para ello.
VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La presente política de tratamiento de datos personales estará vigente a partir de su publicación. Cualquier cambio sustancial en la misma será comunicado a través de los medios de comunicación habituales de la compañía.
MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La compañía se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento. Cualquier modificación será informada oportunamente a los titulares de los datos personales a través de los canales de comunicación habituales de la compañía.
Para cualquier inquietud o información adicional relacionada con el tratamiento de datos personales, el titular puede contactarse a través del correo electrónico info@clinicaelitedental.com.co o al teléfono (+57) 320 8377257.